今回はゴルフコンペの幹事に抜擢されて困っている方、ある程度はわかるけど本当にこのままで大丈夫か心配している方にお送りします。会社のコンペ、仲間同士のコンペ、地域のコンペなどゴルフコンペは様々なパターンがあります。時には「コンペ景品も準備しといてくれ」なんて頼まれることも。
私自身、好んでいないのですが幹事や補佐役を務めることが過去に何度もあり、多くの経験を積んできました。そこで押さえるべきポイント、失敗してしまったこと等、みなさんの参考になるようにまとめていきます。
幹事だってせっかくのゴルフなんだから楽しくゴルフをしたい！
その為には不安や心配事を少しでも減らすようしっかり準備をしましょう。整理しやすいようにポイントを７つに絞りました。この記事を読んでいる幹事の皆様の悩みを減らせるようお手伝いします！
さあいってみましょう♪♪
コンペの目的を抑える
先にも述べたようにゴルフコンペは多種多様。会社のコンペなのか、地域のコンペなのか、気の知れた仲間同士のコンペなのか。コンペの種類によってあなたが幹事になった理由と役割が明確になります。コンペの種類によって幹事の役割はかなり異なります。ここではどういう種類があるのかを知っておきましょう。
例えば会社のコンペは大きく分けて３つ。
1つ目は社内の親しくしている人達で行うコンペです。大抵は堅苦しい段取りは無く、定期的に開催されるコンペのためコンペ内容もいつも同じといった感じでしょうか。楽しく、カジュアルゴルフが目的です。幹事の役割は同伴者の組み合わせを間違えないように配慮し、当日ゴルフを楽しんでもらうことです。
２つ目は完全な接待コンペです。関係のある、若しくは今後関係を持つ相手先の為の接待ゴルフです。一緒にラウンドする方の情報を事前に確認して、失礼のない対応はもちろん、如何にゴルフを楽しんでもらえるかが目的になります。これはかなり神経を使います。幹事は大役です。今後の先方との関係性を円滑にすることが目的です。
３つ目はお付き合いのある会社同士が複数合同で行うコンペです。大人数になることが特徴で、景品・手土産・協賛品などの手配が必要になります。企業同士で顔の見える関係性を築くことが目的です。参加者は会社の代表になる為、選ばれればちょっと緊張しますが誰でも参加できるコンペではないので、誇りに思いましょう。また豪華景品などに期待できるコンペです。幹事の仕事は参加する企業への連絡、景品・手土産・協賛品の提案や当日のパーティ会場での陳列、ゴルフ場への搬入等もあります。
コンペと言えば定例会、月例会など毎月行うコンペや定期的に開催されるコンペがあります。参加するにはその団体に入会金を払って入会し、開催日にはプレー代と参加費を負担して参加するのが一般的です。会ごとに規定があるので、規定に則り運営・存続して行きます。
仲間同士のコンペは特記することはないですが、コンペというからにはルールがあるので、気のしれた仲間とはいえ、ルーズになりすぎないように気をつけましょう。
あまり聞かないかもしれないですが地域のゴルフコンペもあります。同じ地区の人たちが参加します。参加者の年齢層が幅広いのが特徴です。年配のベテランゴルファーはゴルフマナーに厳しいことがあるので対応注意です。
以上、少し長くなりましたがゴルフコンペの種類をあげてみました。ゴルフコンペの目的を知ることで幹事の役割を明確にしましょう。
幹事の役割を知っておくことがポイント
失敗しない日程調整
当然ですが開催する日を確定させることが重要です。幹事とは言え自分一人で開催日を決めるわけにはいかないですよね。参加者の希望する日を集い、皆が参加できる日を決定します。ですが一人一人の要望を聞いて回るほど幹事に時間はありません。まず優先すべきはコンペの主となる人物（必ずコンペの中心人物がいます）に希望日をいくつか教えてもらいます。その際は予めゴルフ場に空き状況をざっくり確認しておき、「◯月ならこの日が空いています。」や「★日は他のコンペが入っているので▲日の方が予約が取りやすいです。」など提案できるとベストです。ゴルフ場に確認できていない場合はできるだけ多くの希望日をあげてもらいましょう。
いくつかの候補日が決まったらゴルフ場に空き状況を確認します。何組何人くらいになるのですが◯月◯日、▲月▲日の空き状況や、混み状況はどうですか？と聞きましょう。
ここまで詰めていくと大体候補日は2〜３つくらいに絞られます。基本は２つに絞り、この２日だとどちらがいいでしょうかと相談しましょう。自分で決めず、必ず相談しコンペ参加者のナンバー２的存在の人（必ず補佐役がいます。わからなければよくコンペに参加している人に確認しましょう）に決断してもらいましょう。この時点で日程を決め、コンペの主となる人に連絡後に問題なければ確定となります。
あとはメールや案内文書を作成し参加可否を集計します。必ず締切日を明記し、それまでに返答があるように促しましょう。
日程は幹事が決めるものではない。提案、相談、確定の流れを守りましょう。
ゴルフ場から質問されること
開催する日が決まればゴルフ場との連絡を綿密にしていきましょう。ゴルフ場側もコンペと聞けば当日までに準備しておきたいことがたくさんあります。多いですが、以下を聞かれる準備をしておけば焦ることはないので参考にしてください。
- 開催日
- スタート時間、スタート希望コース（OUT or IN）
- 片方のコースで連続か両サイドからスタートするか（組数が多い場合はOUTとINの両サイドからのスタートがおすすめです。最終組を待つ時間が少なく済みます）
- コンペの組数と人数
- セルフプレーかキャディ付きか
- 幹事様の氏名・連絡先
- コンペ名
- 優待券や割引券の有無
- パーティ（表彰式）を行うか
- パーティ会場を利用するか
- パーティ時にドリンクや軽食を注文するか
- パーティ会場に持込むものはあるか
- スコア集計は必要か
- コンペ用の受付台が必要か
- 当日は開会式を行うか、行う際はどこで行うか
- 精算方法は各個人か幹事が一括精算か など
ゴルフ場からの質問に返答できれば、確認事項に漏れがないと言える
当日の幹事の動き
当日の幹事はコンペによってはやることがたくさんあります。ここでは仲間同士のコンペではなく、会社関係などの「形式的な、少し固め」のコンペを想定してポイントをまとめました。当てはまるものをピックアップしてみてください。
当日の幹事の動き
- 参加者よりも早めのチェックイン
- 景品・参加賞の準備（たくさんある時は前日に準備しておく）
- 受付台で参加者のチェックを行う（予め参加者リストとマーカー用意）
- 全員揃ったらフロントに開会式の場所へ集合するよう館内放送を入れてもらう
- 幹事司会のもと、代表者の挨拶、ルール説明を行う
- スタートホールで始球式
- ラウンド
- ハーフ終了、昼休憩時に景品やパーティ会場の設置に問題等ないかゴルフ場スタッフに確認する
- ホールアウトをしたらスコア集計の確認
- 順位表の確認（1位になってはいけない人がいます。接待ゴルフで言えば自社職員は優勝から外し、先方を優勝するように隠しホールを変更することもできます。）
- 表彰式やパーティの司会進行
- 精算
- 忘れ物、精算せずに帰っている人がいないかフロントに確認
- ゴルフ場に挨拶して帰宅
- 参加してくださった方へのお礼のメール
ここでのポイントは幹事の動きを想像・想定しておくこと
表彰式・パーティ
幹事になって一番神経を使うのは表彰式やパーティの司会進行です。ここでのポイントは誰が最初に挨拶をして、誰が成績発表をしていくのか、そして最後の締めの挨拶は誰がするのかということです。会社や地区のコンペでは予め役割が決まっているため、わからないことは素直に相談して事前に決めておきましょう。相談するのはよくコンペに参加する人や、コンペに参加する上役などに聞いてみると教えてもらえると思います。
パーティや表彰式ではドリンクや軽食を準備するケースが多いです。毎回パーティ時にドリンク・軽食を準備しているか確認しましょう。（コンペ毎に大体予算が決まっていて、いつもは〇〇円でドリンク・軽食が出てるよ等と教えてくれるはずです。）
注文したドリンク・軽食は個人が負担するのか、幹事が事前に会費を徴収しておきフロントで一括精算するのか確認しておきましょう。
表彰式やパーティでの流れ、精算関連を幹事が把握しておくことがポイント
解散後のアフターケア
無事にコンペが終了し、ほっと一息。パーティが終わってあとは帰るだけと思いきや、もう少しやることがあります。解散後のアフターケアは必須ではないですが、よくある事例をリストアップしましたので抑えておきましょう。ある程度予測できていると対応しやすいですもんね。
- 精算しないで帰っている人はいないか
- 表彰式に参加せず帰っている人はいないか（もしいたら成績表を後日送ってあげると親切です）
- 忘れ物がないか（帰り際にゴルフカートに忘れ物が見つかったという連絡が良くあります。）
帰宅前にもう一仕事残っていると知っておくことがポイント
よくあるトラブルと対処法
コンペにトラブルはつきものです。用意周到でも必ず何か事件が起きます。何かトラブルが発生した際には「トラブルは起きて当たり前」と開き直って、できるだけ冷静に対応できるといいと思います。私が経験したこと、聞いたことを列挙したので参考にしてみてください。信じられないと思うことが起きる場合もあります！笑
トラブル① 午前中に参加者が池に落ちてずぶ濡れになった
対処：ゴルフ場のショップで買えるものは買い揃える。下着はゴルフ場のスタッフがコンビニで買ってきてくれた。
トラブル② 冬の池に落ちた！
対処：カートから無線でマスター室に連絡。コース内に迎えにきてもらいシャワールームへ直行。風邪をひかないようにハーフ上がりにして、レストランの一角で待機してもらった。
トラブル③ 参加者が朝チェックインに来ないと思ったら違うゴルフ場に行ってしまった。
対処：ゴルフ場スタッフに相談、到着時に遅れてきた参加者をカートで送迎してもらい途中から合流してもらった。
トラブル④ 当日景品を並べていたら上位のコンペ賞品が無いと判明！
対処：結局パーティ時に間に合わなかったが、当選者自宅住所を聞いておき、自宅へ直送として対応。
トラブル⑤ 最初のホールで参加者が大怪我。
対処法：コンペ自体は続行。怪我人は救急搬送。救急車を追いかけ１名付き添い。入院はせず、帰宅。心配してくれたゴルフ場に後日ご報告とお礼。
トラブルが起きたその時は必死ですが、後になって振り返ると無責任かもしれませんがいい思い出です。笑 トラブルネタだけでもっと記事が書けそうな気がしてきました。また別の機会にご紹介できればと思います！！
必ずトラブルは起きると心の準備をしておくことがポイント
まとめ
いかがでしたか？幹事が抑えるべきポイントが少しは伝わったでしょうか。幹事は責任もあるし、気も使うし本当に大変です。ですが一度経験したことがあると幹事さんに協力してあげようという気持ちになります。自分一人で抱え込まず、協力してくれる人には遠慮なく相談やお願いをしてみましょう。そしてお手伝いやサポートしてくれた人には感謝しましょう。そうすることで幹事様自身にも思い入れのあるいいコンペになると思います。
最後に、、、大変ですが是非楽しんでください！ゴルフはゴルフ！楽しまないと♪♪
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